Recibir una factura de un proveedor es solamente el inicio del proceso de gestión del comprobante. Antes de almacenarla, autorizar un pago o incorporarla a determinados procesos administrativos, conviene comprobar que su información corresponda con la operación realizada.
Establecer un checklist de verificación CFDI puede facilitar esta tarea y ayudar a detectar inconsistencias antes de que el comprobante avance dentro de los procesos internos de la empresa.
1. Identifica correctamente al emisor
El primer punto consiste en comprobar quién generó el comprobante.
Revisa que el RFC y el nombre o razón social correspondan al proveedor con el que se realizó la operación.
Esto resulta especialmente útil cuando una empresa trabaja con numerosos proveedores y recibe grandes cantidades de documentos durante el mes.
2. Comprueba los datos del receptor
Después conviene revisar la información de quien recibe el CFDI.
Entre los datos que pueden requerir atención se encuentran:
- RFC.
- Nombre o razón social.
- Código postal.
- Régimen fiscal.
- Uso del CFDI.
La información debe corresponder con los datos fiscales utilizados para la operación.
3. Compara los conceptos facturados
Los productos o servicios incluidos en el comprobante deben coincidir con aquello que realmente fue adquirido.
Puedes comparar el CFDI con otros documentos relacionados con la operación, como una orden de compra, cotización o registro interno.
También conviene revisar cantidades, precios, descuentos e impuestos cuando corresponda.
4. Localiza el folio fiscal
El UUID o folio fiscal funciona como un identificador del comprobante.
Mantenerlo registrado puede facilitar posteriormente la localización y consulta de una factura específica.
Esto cobra especial importancia cuando una organización administra grandes volúmenes de CFDI.
5. Comprueba el CFDI
Además de revisar visualmente la factura, puede ser necesario consultar información relacionada con el comprobante.
Si quieres conocer las alternativas disponibles para realizar una verificacion cfdi, puedes consultar una guía sobre cómo revisar y validar comprobantes fiscales.
6. Revisa el estado del comprobante
El estado de un CFDI puede ser relevante durante su administración.
Por ello, cuando resulte necesario, conviene comprobar la situación del comprobante y no depender únicamente del archivo que fue recibido originalmente.
Esta revisión puede incorporarse a los controles internos de recepción de facturas.
7. Conserva correctamente los archivos
Finalmente, organiza los documentos asociados con cada comprobante.
Utilizar criterios como proveedor, fecha, tipo de operación o folio puede facilitar la búsqueda de información posteriormente.
En empresas con muchos comprobantes, establecer desde el principio una estructura de almacenamiento evita depender de búsquedas manuales cuando se necesita recuperar una factura.
Convierte la revisión en un proceso
Utilizar un checklist permite que la revisión de facturas no dependa únicamente de la experiencia de quien recibe cada documento.
Comprobar sistemáticamente los datos fiscales, conceptos, importes, folio e información del comprobante ayuda a mantener un mayor control sobre los CFDI recibidos.