Cuando una empresa recibe una factura electrónica de un proveedor, es conveniente revisar su información antes de incorporarla a los procesos administrativos o contables. Una inconsistencia puede pasar desapercibida si únicamente se almacena el comprobante sin comprobar sus datos.
La verificación de CFDI permite establecer un control adicional sobre las facturas recibidas e identificar información que pudiera requerir una revisión.
1. Comprueba los datos del emisor
Uno de los primeros pasos consiste en revisar quién emitió el comprobante.
Es recomendable comprobar datos como el RFC y el nombre o razón social correspondientes, además de verificar que el proveedor coincida con quien realizó la operación.
Esto permite detectar desde el inicio comprobantes que no correspondan con la compra o servicio contratado.
2. Revisa los datos del receptor
También es importante comprobar que la información registrada para quien recibe el CFDI sea correcta.
Dependiendo del comprobante pueden intervenir elementos como:
- RFC.
- Nombre o razón social.
- Código postal.
- Régimen fiscal.
- Uso del CFDI.
Un error en estos datos puede hacer necesario revisar posteriormente el comprobante.
3. Compara conceptos e importes
Los productos o servicios incluidos deben corresponder con la operación realizada.
Conviene comparar las cantidades, precios, descuentos e impuestos con la información disponible en documentos relacionados, como órdenes de compra o registros internos.
Esta revisión puede ayudar a detectar diferencias antes de procesar el pago de un proveedor.
4. Comprueba la información del comprobante
Además de revisar visualmente los datos, existen mecanismos para consultar información relacionada con una factura electrónica.
Si quieres conocer el procedimiento y las alternativas disponibles para realizar una verificacion de cfdi, puedes consultar una guía especializada sobre la validación de comprobantes fiscales.
5. Identifica el folio fiscal
El UUID o folio fiscal permite identificar un comprobante específico.
Este dato resulta especialmente útil cuando una empresa administra grandes cantidades de facturas, ya que permite distinguir cada CFDI y utilizarlo en determinados procesos de consulta.
Mantener esta información correctamente organizada facilita posteriormente localizar comprobantes específicos.
6. Conserva los archivos correctamente
La gestión de facturas no termina después de comprobar sus datos.
Mantener organizados los archivos correspondientes facilita realizar consultas posteriores y conservar un historial de los comprobantes recibidos.
Para empresas con un volumen elevado de CFDI, establecer criterios de almacenamiento también puede reducir el tiempo necesario para localizar documentación.
Incorpora la verificación a tus procesos
Revisar los CFDI antes de procesarlos puede formar parte de los controles internos de una empresa.
Comprobar al emisor, receptor, conceptos, importes e información del comprobante permite detectar inconsistencias con anticipación y mantener una gestión más ordenada de las facturas electrónicas.
