Las empresas pueden recibir numerosos comprobantes fiscales de proveedores durante sus operaciones. Aunque una factura haya sido entregada correctamente, es recomendable revisar su información antes de incorporarla definitivamente a los procesos administrativos y contables.
La verificación de facturas permite detectar inconsistencias en los CFDI y comprobar información relevante relacionada con la operación documentada.
¿Qué revisar al recibir una factura?
Una revisión inicial puede comenzar comparando los datos del comprobante con la información de la operación realizada.
Entre los elementos que conviene comprobar se encuentran:
- RFC del emisor y del receptor.
- Razón social o nombre correspondiente.
- Conceptos facturados.
- Importes e impuestos.
- Fecha de emisión.
- Folio fiscal o UUID.
- Información relacionada con el pago.
La revisión dependerá también del tipo de comprobante y de las características de cada operación.
¿Por qué verificar las facturas de proveedores?
Cuando una empresa trabaja con diferentes proveedores, un error dentro de un CFDI puede pasar desapercibido si únicamente se almacena el archivo recibido.
Establecer un proceso de revisión permite identificar diferencias entre lo facturado y la operación que realmente se llevó a cabo.
Además, comprobar los datos oportunamente facilita solicitar aclaraciones cuando se detecta alguna inconsistencia.
¿Cómo comprobar un CFDI?
La revisión no tiene que limitarse a observar visualmente la representación de una factura. También puede comprobarse información relacionada con el comprobante y su situación.
Para conocer las alternativas disponibles y los elementos que conviene revisar, puedes consultar esta guía sobre verificacion de facturas y validación de CFDI.
Errores que pueden detectarse
Durante la revisión pueden encontrarse diferentes inconsistencias. Algunos ejemplos son:
- RFC incorrecto.
- Datos fiscales que no coinciden.
- Conceptos diferentes a los acordados.
- Importes incorrectos.
- Información de pago inconsistente.
- Duplicidad de comprobantes.
Detectarlos antes de procesar la factura puede simplificar su corrección.
¿Cuándo realizar la verificación?
Una buena práctica es incorporar la revisión desde el momento en que se recibe el CFDI.
De esta forma, si existe algún problema, puede identificarse antes de que el comprobante avance dentro de otros procesos administrativos.
Para empresas que manejan grandes volúmenes de facturas, establecer procedimientos internos de revisión también puede facilitar la organización de los documentos recibidos.
Un mayor control sobre las facturas recibidas
La verificación de comprobantes puede formar parte de un proceso más amplio de control administrativo y fiscal.
Revisar los datos del CFDI, compararlos con la operación realizada y comprobar la información relevante ayuda a mantener una documentación más ordenada y detectar posibles errores con anticipación.
